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社会人1年生のみなさんもそろそろ慣れてきたと思うところです。ビジネスマナーと電話の言葉遣いをまとめてみました。

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ビジネスマナーとは

ビジネスマナーといってもたくさんあるのでざっくりとまとめてみました。

・身だしなみ

・お辞儀

・あいさつ

・自己紹介

・ホウレンソウ

・敬語

・名刺交換

・来客対応

・会社訪問

・電話対応

・文章作成

・電子メール

いやいや結構ありましたね。どいつもこいつもなかなか覚えるのが大変だと思いますが今回は電話対応に特化して書いていこうと思います。

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電話対応

社会人になって一番苦手だったのが電話対応だったと思いますのでまとめてみました。

・正確に簡潔に話す。

これは年配の方に多いのですが、だらだらとしゃべっている光景があります。電話というのは相手の時間をいただいているものということを認識してできれば3分以内長くても5分以内に終わらせるように心がけましょう。

・姿勢をよくして話す

姿勢が丸いと声が出にくくなってしまうことがあります。だから姿勢を正してはっきりとした声で相手に伝わるようにできたらよいと思います。

・声に感情を

相手も人間ですので感情のない言葉を言われるとムカッと来てしまうこともあります。相手に気持ちよい印象をもってもらうためにもしっかりと感情をもって話すようにしましょう。

・メモと一緒に復唱する

分からなかったらもう一度確認したほうがよいです。誤って認識するとミスがミスをよんでしまいますので。

電話中の注意

1なるべく早く出る できれば3コール以内。 もちろん少し席をはずしていて出れない場合もあるかと思いますが、その場合はお待たせして申し訳ありませんと一言いいましょう。これだけで相手の印象が変わってきます。

2電話している人の周りでは静かに。 周りの雑音というのは結構聞こえます。そのため周囲で話していたり怒鳴り声があったりすると会社の信用問題にかかわります。なるべく静かに終わらせるように心がけましょう。そしてこれは新入社員だけでなく中堅 ベテランにも言えることですのでしっかりと対応しましょう。

3対応は丁寧に。 自分が電話に出るということは自分が会社の顔になるということを自覚して行動に移さなければなりません。そのため自分がミスすると自分だけでなく会社としてのイメージも悪くなってしまいます。

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マナーは最低限守れていればOKだと思います。 どんなに完璧そうな人でも付き合っていればあーと思うことありますから。

ただし最初は肝心ですね。

あとメールした後には電話は必ず掛けたほうがよいですね。相手はメールを見ていない可能性があります。特に忙しい人たちは日に100通とかきますので見逃してしまうこともあります。そのため電話をしてあげると後のトラブル防止につながりますよ!

本読んだだけじゃわからないことも多いと思いますのであとは実践あるのみ!!

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