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事務仕事をしているかたへミスを防ぐ方法について面白い本を見つけたので書いてみます。

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事務仕事とは

事務仕事といっても多々ありますのでざっくりまとめてみました。

コピー

ファックス

ファイリング

メール

書類術

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 ミスを防ぐ具体的な方法とは

各項目ごとにまとめてみました。

コピー

・コピーされないゾーンの存在を知る。これは全部コピーできると思っている人が良く間違えてしまうミスなのですがコピー機にはコピーできないゾーンがあります。そのためそのゾーンをしることがコピー機を使用するにあたって重要になってきます。自分がコピーできたと思っていてもコピー機からしてみればそこはコピーできないもん。ということになりかねません。

・原本コピーが必須 理由は原本からコピーしたほうがきれいだから。原本以外のコピーは模様がついてしまったりと汚くなりがち。どうしても緊急時いがいは原本からの見栄えの良いコピーを渡すのが吉です。

・枚数合わせする せっかくコピーしても枚数が間違ってしまっていたら水の泡。だから必ずやったことはチェックしましょう。これは私も面倒くさがってやりわすれるのですが。やるときに限ってミスは発生しないけどやらなかった時にミスが発生するのです 笑

ファックス

・対象外ゾーンを覚える これはコピー機と同様ですが自分が送った文面が相手側には見えなくなっている可能性があります。そのゾーンというものを把握して送らないと重要なところが切り取られていてお客さんからクレームが来てしまう可能性がありますので注意しましょう。

・短縮登録をせよ ファックスをいちいち手打ちで行わない。 わからなかったら業者に来てもらってでも登録をする。

・日付入りのスタンプを押す。 これは自社の印鑑でもファックス済みの印鑑でもよいと思います。結局忘れなければよいのです。大量にファックスをするときはどうしても忘れてしまうことが多いので日付を登録するということは重要になってきます。

ファイリング

。どんなファイルがあるのかを知ることから始まる リングファイル クリアファイル クリアフォルダー フラットファイル

それぞれ出し入れが簡単だったり パンチしなくてもよかったりと特徴があります。だからその特徴に応じて使い分けしていくことが大切だと思います。

。新しくファイルを作成するときの注意点 タイトルをしっかりつける。保管期限を決める。 文字は大きめに書いて誰でもわかりやすくする。

メール

・1メールは1案件で送る これは人間心理から来るものですが。1つのメールに複数のことが書いてあるとどうしても忘れてしまう可能性があります。そのため1つのメールには1つの案件。それがクリアできたらまた次のメールで新しい仕事を振るという形が望ましいと思います。

・緊急時のメール 緊急時はタイトルに緊急 や重要と記述しましょう。

そしてメールしたらすぐに電話しましょう。担当者が出なかったらその上司でもアシスタントでもかまいません。すぐに動いてもらえるように準備をしてもらうことが大切なのです。

単純に見える事務作業も勉強することが大量にあります。これらを持っていけばどんなところでも仕事をしていける可能性大です。

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