Deep Time

最新情報から日常生活まで

*

事務 仕事のミスを防ぐ方法

   


このエントリーをはてなブックマークに追加
Clip to Evernote

事務仕事をしているかたへミスを防ぐ方法について面白い本を見つけたので書いてみます。

スポンサードリンク

事務仕事とは

事務仕事といっても多々ありますのでざっくりまとめてみました。

コピー

ファックス

ファイリング

メール

書類術

スポンサードリンク

 ミスを防ぐ具体的な方法とは

各項目ごとにまとめてみました。

コピー

・コピーされないゾーンの存在を知る。これは全部コピーできると思っている人が良く間違えてしまうミスなのですがコピー機にはコピーできないゾーンがあります。そのためそのゾーンをしることがコピー機を使用するにあたって重要になってきます。自分がコピーできたと思っていてもコピー機からしてみればそこはコピーできないもん。ということになりかねません。

・原本コピーが必須 理由は原本からコピーしたほうがきれいだから。原本以外のコピーは模様がついてしまったりと汚くなりがち。どうしても緊急時いがいは原本からの見栄えの良いコピーを渡すのが吉です。

・枚数合わせする せっかくコピーしても枚数が間違ってしまっていたら水の泡。だから必ずやったことはチェックしましょう。これは私も面倒くさがってやりわすれるのですが。やるときに限ってミスは発生しないけどやらなかった時にミスが発生するのです 笑

ファックス

・対象外ゾーンを覚える これはコピー機と同様ですが自分が送った文面が相手側には見えなくなっている可能性があります。そのゾーンというものを把握して送らないと重要なところが切り取られていてお客さんからクレームが来てしまう可能性がありますので注意しましょう。

・短縮登録をせよ ファックスをいちいち手打ちで行わない。 わからなかったら業者に来てもらってでも登録をする。

・日付入りのスタンプを押す。 これは自社の印鑑でもファックス済みの印鑑でもよいと思います。結局忘れなければよいのです。大量にファックスをするときはどうしても忘れてしまうことが多いので日付を登録するということは重要になってきます。

ファイリング

。どんなファイルがあるのかを知ることから始まる リングファイル クリアファイル クリアフォルダー フラットファイル

それぞれ出し入れが簡単だったり パンチしなくてもよかったりと特徴があります。だからその特徴に応じて使い分けしていくことが大切だと思います。

。新しくファイルを作成するときの注意点 タイトルをしっかりつける。保管期限を決める。 文字は大きめに書いて誰でもわかりやすくする。

メール

・1メールは1案件で送る これは人間心理から来るものですが。1つのメールに複数のことが書いてあるとどうしても忘れてしまう可能性があります。そのため1つのメールには1つの案件。それがクリアできたらまた次のメールで新しい仕事を振るという形が望ましいと思います。

・緊急時のメール 緊急時はタイトルに緊急 や重要と記述しましょう。

そしてメールしたらすぐに電話しましょう。担当者が出なかったらその上司でもアシスタントでもかまいません。すぐに動いてもらえるように準備をしてもらうことが大切なのです。

単純に見える事務作業も勉強することが大量にあります。これらを持っていけばどんなところでも仕事をしていける可能性大です。

スポンサードリンク

仕事が10倍速くなる 事務効率アップ術

新品価格
¥1,404から
(2015/8/5 10:35時点)


 - 未分類

Message

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

次のHTML タグと属性が使えます: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

  関連記事

no image
レタリングの見本はどうすればよい?初心者のための明朝体とかゴシック体って何なの?

ツイート 私はデザインを勉強しております。デザインを勉強するにあたって書体を勉強 …

no image
危険物取扱者の免許の更新方法は!?期限はいつまで?

ツイート 危険物取扱者という資格を持っているのですが、免許の更新をしてきました。 …

no image
秋分の日とは何かを子供向けに説明してみる。おはぎとお彼岸の関係も!

ツイート 9月23日は秋分の日ですね。秋分の日といってもなんで休みなのかを知って …

no image
保護中: 低俗霊狩り 奥瀬サキ

このブログはパスワードで保護されているため抜粋文はありません。

no image
2015年ユニバーサルスタジオジャパンのハロウィン仮装の期間とルールについて

ツイート ユニバーサルスタジオジャパンのハロウィン仮装の期間とルールについて調べ …

no image
漫画エンゼルバンクの名言を評価する。

ツイート 漫画エンゼルバンクを読みました。名言が熱かったの評価したいと思います。 …

no image
蛭子能収のゆるゆる人生相談を読みました。

ツイート 蛭子能収のゆるゆる人生相談を読みました。蛭子さんの人生相談ってwwwと …

no image
敬老の日のプレゼントは手作りで!子供でもできるものは?

ツイート もうすぐ敬老の日ですね。お孫さんがいらっしゃる方はプレゼントをもらえる …

no image
銀の匙Silver Spoon(漫画)を読んだ感想

ツイート 銀の匙Silver Spoon(漫画)という漫画を読みましたので感想を …

no image
水野俊哉プロフィールが凄い借金3億円からの現在とは

ツイート 水野俊哉さんという方の本を読みプロフィールが凄い事をしりました。借金3 …